สรรพากรมีสิทธิ์ตรวจสอบบริษัทย้อนหลังได้ถึง 5 ปี (บางกรณีถึง 10 ปี) ดังนั้น เอกสารภาษี ที่บริษัทต้องเก็บรักษาจึงสำคัญมาก บทความนี้สรุปว่าต้องเก็บอะไรบ้าง เก็บนานแค่ไหน และจัดระบบยังไงให้หาง่ายเมื่อโดนตรวจ
เอกสารภาษี ต้องเก็บไว้กี่ปี?
| ประเภทเอกสาร | ระยะเวลาเก็บ | กฎหมายอ้างอิง |
|---|---|---|
| สมุดบัญชี บัญชีแยกประเภท | 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี | พ.ร.บ. การบัญชี 2543 |
| ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน | 5 ปี นับจากวันที่ออกเอกสาร | ประมวลรัษฎากร |
| งบการเงินประจำปี | 5 ปี นับจากวันยื่น | พ.ร.บ. การบัญชี 2543 |
| แบบภาษีที่ยื่น (ภ.ง.ด., ภ.พ.30) | 5 ปี นับจากวันยื่น | ประมวลรัษฎากร |
| สัญญาและเอกสารกฎหมาย | 10 ปี หรือตลอดอายุสัญญา | ประมวลกฎหมายแพ่ง |
| เอกสารที่ดิน/อสังหาริมทรัพย์ | ตลอดไป ตราบที่ยังถือครอง | — |
รายการเอกสารภาษีที่ต้องเก็บครบ
เอกสารรายได้
- ใบกำกับภาษีขาย / ใบเสร็จรับเงินทุกใบ
- รายงานยอดขายรายเดือน (ทั้ง paper และ digital)
- สัญญาขายสินค้าหรือบริการ
- หลักฐานการรับเงิน (slip โอน, บัตรเครดิต)
เอกสารรายจ่าย
- ใบกำกับภาษีซื้อทุกใบ
- ใบเสร็จค่าใช้จ่ายทุกรายการ (ค่าเช่า, ค่าสาธารณูปโภค, ค่าจ้าง)
- ใบสั่งซื้อ / Purchase Order
- หลักฐานการจ่ายเงินเดือนและประกันสังคม
เอกสารภาษีอากร
- แบบภาษีที่ยื่นทุกประเภท พร้อมใบเสร็จการชำระ
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
- รายงาน ภ.พ.30 รายเดือน
วิธีจัดระบบเอกสารภาษีให้เป็นระเบียบ
- แยกแฟ้มตามปีและประเภท — เช่น “2567 ใบกำกับภาษีซื้อ”, “2567 ใบกำกับภาษีขาย”
- Scan เก็บไฟล์ดิจิทัล — เก็บใน Google Drive หรือ Cloud พร้อม backup
- ทำทะเบียนเอกสาร — บันทึกเลขที่, วันที่, จำนวน ใน Excel
- ส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน — ไม่ปล่อยสะสมจนหาย
ทำไมต้องเลือกก้าวเจริญการบัญชี?
ก้าวเจริญการบัญชีช่วยวางระบบจัดเก็บเอกสารภาษีให้บริษัท ตรวจสอบว่าเอกสารครบถ้วนก่อนยื่นภาษี และเตรียมพร้อมรับการตรวจสอบจากสรรพากรได้ตลอดเวลา ช่วยให้บริษัทมั่นใจว่าเอกสารครบ ถูกต้อง และหาง่ายเมื่อต้องการ
ติดต่อปรึกษาฟรี
📞 ปรึกษาฟรี! โทร 081-889-6388
💬 Line: @kcraccount
🌐 kaowcharoen.com
✅ ให้บริการทั่วประเทศไทย
💼 ทีมผู้สอบบัญชีรับอนุญาต พร้อมดูแลคุณ